Infor­ma­ti­onen zur Umstel­lung auf E-Rech­nungen

Die Umstellung erfolgt aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die elektronische Rechnung schrittweise als Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Elektronische Rechnungen müssen dabei den Anforderungen des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Zulässige Formate sind beispielsweise ZUGFeRD und XRechnung.

Grundlage des elektronischen Rechnungsversandes sind:

• das Wachstumschancengesetz
• §14 Umsatzsteuergesetz (UStG)
• die europäische Norm EN 16931
• für öffentliche Auftraggeber zusätzlich die Vorgaben zur XRechnung und der EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Diese Regelungen definieren, welche Rechnungsformate ab 01.01.2027 als elektronische Rechnung anerkannt werden und wie diese auszustellen, zu übermitteln und zu verarbeiten sind.

Die Pflicht zum Versenden via E-Rechnung im B2B-Geschäft tritt zum 01.01.2027 in Kraft. Daher stellt RST bereits ab Sommer 2026 die erforderlichen Prozesse und Stammdaten auf den elektronischen Rechnungsversand um.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung per E-Mail.
Eine elektronische Rechnung ist ein strukturiertes elektronisches Datenformat, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht und den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht. Dokumente im PDF-, Word-, JPEG- oder TIFF-Format gelten für sich allein grundsätzlich nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. 

Sie können wählen zwischen zwei Formaten:

ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein lesbares PDF-Dokument mit strukturierten Rechnungsdaten kombiniert. Die Rechnung kann sowohl von Menschen gelesen als auch automatisiert verarbeitet werden.

XRechnung: Ein standardisiertes elektronisches Rechnungsformat, das vollständig maschinell verarbeitet wird und insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern weit verbreitet ist. 

Für die meisten Unternehmen ist ZUGFeRD die einfachste Lösung, da die Rechnung weiterhin als lesbares PDF dargestellt werden kann.
Wenn Ihr Unternehmen bereits einen etablierten Prozess für den Empfang von XRechnungen nutzt oder eine Leitweg-ID bzw. Partizipanten-ID verwendet, kann XRechnung die passende Lösung sein. 

Damit wir den zukünftigen Rechnungsversand korrekt einrichten können, benötigen wir:

Bei ZUGFeRD

• Rechnungs-E-Mail-Adresse
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Bei XRechnung

• Rechnungs-E-Mail-Adresse
• Leitweg-ID bzw. Partizipanten-ID

Diese Angaben fragen wir bei unseren aktiven Kunden ab August 2026 per E-Mail ab.

Nein.
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfolgt aufgrund gesetzlicher Anforderungen. Bestehende Verträge, vereinbarte Leistungen oder Zahlungsbedingungen bleiben hiervon unberührt. Es ändert sich lediglich das Format, in dem Rechnungen künftig übermittelt werden.

Die gesetzlichen Vorgaben sehen die Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungsformate vor. RST wird den Rechnungsversand daher schrittweise auf die zulässigen E-Rechnungsformate umstellen.

Nein.
Die Bereitstellung der erforderlichen Angaben und die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang verursachen seitens RST keine zusätzlichen Kosten.

Ohne die erforderlichen Angaben kann die Einrichtung des elektronischen Rechnungsempfangs verzögert werden. Dadurch können weitere Abstimmungen oder Rückfragen erforderlich werden. 
Wir behalten uns vor, zusätzliche Aufwände bei fehlenden Rückmeldungen in Rechnung zu stellen.

Für Fragen rund um den elektronischen Rechnungsversand erreichen Sie uns unter:
Kontakt: erechnung-umstellung@rst-rostock.de
Bitte nutzen Sie dieses Postfach für alle Rückfragen zur E-Rechnung sowie zur Übermittlung Ihrer Angaben. Vielen Dank!